Guide de Procédures en état civil

LA QUALITÉ D’OFFICIER D’ÉTAT CIVIL

1. Comment avoir la qualité d’officier d’État civil ?
2. Vous changez de service au sein de votre collectivité.
3. Le maire est réélu ou n’est pas réélu suite aux élections municipales.
4. Le maire en tant qu’officier d’État civil.
5. L’adjoint au maire en tant qu’officier d’état civil.
6. Le conseiller municipal désigné comme officier d’état civil.

LES REGISTRES D’ÉTAT CIVIL

7. Comment préparer ma commande de feuillets de registres d’état civil ?
8. Ouvrir mon registre unique d’état civil.
9. Comment ouvrir mes registres d’état civil (j’utilise 3 types de registres) ?
10. Comment procéder si une page de registre vierge a été perdue ?
11. Comment procéder si, sur une page de registre, vous avez imprimé non pas un acte d’État civil mais le menu du Restaurant Scolaire ?
12. Comment procéder si une page de registre vierge a été totalement détruite dans le photocopieur ?
13. Comment procéder si une page de registre contenant un acte a été perdue ?
14. Comment procéder si j’ai imprimé un acte sur un autre acte lui-même signé ?
15. On m’a volé un registre d’État civil. Que faire ?
16. Comment procéder si je n’ai plus de feuillets d’État civil dans l’année pour établir les actes ?
17. Comment clôturer un registre d’État civil ?
18. Comment faire les tables annuelles ?
19. Comment faire les tables décennales ?
20. Que dois-je envoyer au procureur en début d’année ?

LA DÉLIVRANCE DES ACTES D’ÉTAT CIVIL

21. Qui peut obtenir une copie intégrale d’acte de naissance ?
22. Qui peut obtenir un extrait d’acte de naissance avec filiation ?
23. Qui peut obtenir une copie intégrale d’acte de mariage ?
24. Qui peut obtenir un extrait d’acte de mariage avec filiation ?
25. Qui peut obtenir une copie intégrale d’acte de reconnaissance ?
26. Qui peut obtenir une copie intégrale d’acte de décès ?
27. Qui peut obtenir un extrait d’acte de naissance sans filiation ?
28. Qui peut obtenir un extrait d’acte de mariage sans filiation ?
29. Délivrer un extrait plurilingue.
30. Traiter les demandes des généalogistes professionnels.
31. L’usager faisant de la généalogie.
32. Obtenir un acte d’état civil lorsque je suis né(e) à l’étranger.
33. Obtenir un acte d’état civil, lorsque je suis français(e), né(e) dans un département d’outre-mer.
34. Obtenir des actes d’état civil, lorsque je suis réfugié(e) politique.
35. La délivrance d’acte de naissance à une personne ayant fait l’objet d’une adoption simple.
36. La délivrance d’acte de naissance d’une personne ayant fait l’objet d’une adoption plénière.

CERTIFICATION CONFORME ET LÉGALISATION DE SIGNATURE

37. Certifier conforme une copie à son original.
38. Légaliser la signature d’un administré.
39. Légalisation et apostille d’un acte public étranger.
40. Désigner un agent communal référent auprès du Conseil Supérieur du notariat.
41. Désigner un élu référent auprès du Conseil Supérieur du notariat.

PROCÉDURES DIVERSES

40. La procédure de renvoi.
41. La procédure de rectification administrative d’un acte d’état civil ou d’une mention marginale.
42. Annuler un acte d’état civil.
43. Il manque une ou des signatures sur un acte d’état civil.

LES ACTES DE NAISSANCE

44. La déclaration de naissance d’un premier enfant, issu d’un couple marié.
45. La déclaration de naissance d’un premier enfant, issu d’un couple non marié.
46. La déclaration de naissance d’un deuxième enfant et suivant, issu d’un couple marié.
47. La déclaration de naissance d’un deuxième enfant et suivant, issu d’un couple non marié.
48. La déclaration de naissance d’un enfant issu d’un couple de femmes par assistance médicale à la procréation.
49. La déclaration de naissance d’un enfant présentant une variation du développement génital.
50. Établir un nouvel acte de naissance, suite à adoption plénière.

LES ACTES DE RECONNAISSANCE

51. La reconnaissance avant naissance par la mère seule de nationalité française ou étrangère.
52. La reconnaissance avant naissance par le père seul de nationalité française ou étrangère.
53. La reconnaissance après naissance par le père seul de nationalité française ou étrangère.
54. Je reçois un avis de reconnaissance faite par un père pour un enfant déjà né. Comment procéder ?
55. Comment faire une audition dans le cadre d’une reconnaissance ?

LE CHANGEMENT DE PRÉNOM

56. La procédure de changement de prénom pour une personne majeure de nationalité française.
57. La procédure de changement de prénom pour une personne majeure de nationalité étrangère.
58. La procédure de changement de prénom pour un mineur de nationalité française.
59. La procédure de changement de prénom pour un mineur de nationalité étrangère.

LE NOM DE FAMILLE

60. Faire la différence entre un double nom et un nom composé.
61. Le choix de nom pour un enfant issu d’un couple marié.
62. Le choix de nom pour un enfant issu d’un couple non marié.
63. Recevoir une déclaration de désaccord sur le nom de famille.
64. Le changement de nom d’un mineur.
65. Le changement de nom d’un mineur de nationalité étrangère.
66. Le nom d’usage de l’enfant mineur.
67. Le changement de nom aux fins de mise en concordance du nom retenu à l’état civil français avec le nom inscrit à l’état civil étranger pour un mineur.
68. Le changement de nom d’une personne majeure de nationalité française.
69. Le changement de nom d’une personne majeure de nationalité étrangère.

71. Le nom d’usage d’une personne majeure, à raison de sa filiation.
72. Le nom d’usage d’une personne majeure, à raison du mariage.
73. Le changement de nom aux fins de mise en concordance du nom retenu à l’état civil français avec le nom inscrit à l’état civil étranger pour un majeur.

LE MARIAGE

73. L’accueil des futurs époux pour la remise du dossier de mariage.
74. L’instruction et la préparation d’un dossier de mariage entre deux personnes de nationalité française.
75. L’instruction et la préparation d’un dossier de mariage entre une personne de nationalité française et une personne de nationalité étrangère.
76. L’instruction et la préparation d’un dossier de mariage entre deux personnes de nationalité étrangère.
77. L’instruction et la préparation d’un dossier de mariage entre deux personnes de même sexe et de nationalité française.
78. L’instruction et la préparation d’un dossier de mariage entre deux personnes de même sexe dont l’un est de nationalité française et l’autre de nationalité étrangère.
79. L’instruction et la préparation d’un dossier de mariage entre deux personnes de même sexe et de nationalité étrangère.
80. Le mariage d’un mineur de nationalité française ou étrangère.
81. Comment procéder à l’audition des futurs époux ?
82. Les époux veulent reporter leur mariage.
83. Organiser un mariage in extremis.
84. Organiser un mariage posthume.
85. Le mariage d’un militaire.
86. Le mariage sans comparution du militaire.
87. Les époux renoncent au mariage la veille ou le matin même.
88. L’un des époux dit non au moment du mariage.
89. Comment affecter une autre salle communale en plus de la salle des mariages traditionnelle à la célébration des mariages ?
90. Organiser la célébration d’un mariage.
91. Quelles formalités accomplir après un mariage ?

LE PACS ET LE CONCUBINAGE

92. Pièces à fournir pour un PACS.
93. Enregistrer un PACS de personnes de nationalité française.
94. Enregistrer un PACS de personnes de nationalité étrangère.
95. Enregistrer un PACS de partenaires, dont l’un d’eux dépend de l’OFPRA.
96. Enregistrer une modification de PACS.
97. Enregistrer une dissolution conjointe de PACS.
98. Enregistrer une dissolution unilatérale de PACS.
99. Délivrer un certificat de concubinage.

LE DÉCÈS

100. Enregistrer une déclaration de décès d’une personne de nationalité française ou étrangère.
101. Enregistrer une transcription d’acte de décès.
102. Recevoir une déclaration d’enfant sans vie.
103. Transcrire un jugement déclaratif d’absence.
104. Transcrire un jugement déclaratif de décès.

LES MENTIONS MARGINALES

105. Apposer une mention marginale sur un acte d’état civil.
106. Apposer une mention de divorce prononcé à l’étranger.
107. Il manque un avis de mention sur un acte d’état civil.
108. Il y a une erreur dans une mention marginale apposée sur un acte d’état civil.
109. La mention marginale a été apposée à tort en marge d’un acte d’État civil.
110. Je n’ai plus de place pour apposer la mention marginale sur l’acte d’État civil.

LE LIVRET DE FAMILLE

111. La délivrance du livret de famille, suite à un mariage.
112. La délivrance d’un livret de famille, suite à la naissance d’un enfant avec une mère seule de nationalité française.
113. La délivrance d’un livret de famille, suite à la naissance d’un enfant issu d’un couple non marié de nationalité française.
114. La délivrance d’un livret de famille, suite à la naissance d’un enfant issu d’un couple non marié avec le père de nationalité française et la mère de nationalité étrangère.
115. La délivrance d’un livret de famille, suite à la naissance d’un enfant issu d’une femme seule non mariée et de nationalité étrangère.
116. La délivrance d’un livret de famille, suite à la naissance d’un enfant issu d’un couple non marié de nationalité étrangère.
117. Faire un livret de famille pour un couple de femmes ayant eu un enfant par assistance médicale à la procréation.
118. Mentionner un enfant sans vie, dans un livret de famille.
119. La délivrance d’un livret de famille, à un père qui adopte en la forme simple, un enfant.
120. La délivrance d’un livret de famille à une famille, venant d’adopter plénièrement un enfant.
121. La délivrance d’un duplicata ou d’un second livret de famille.
122. Mettre à jour un livret de famille étranger.
123. Mettre à jour un livret de famille, suite à un changement de sexe d’un parent.

LE CERTIFICAT DE VIE

124. Établir un certificat de vie.

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Le guide indispensable pour les agents chargés de l’état civil :

Fruit de plus de 20 ans d’expérience aux côtés des agents territoriaux, ce guide de procédures en état civil s’adresse à toutes celles et ceux qui, souvent dans la discrétion mais avec une grande rigueur, assurent chaque jour les missions essentielles de l’état civil dans nos communes.

Conçu pour apporter des réponses concrètes et pratiques, il se veut un outil de travail de terrain, utilisable au quotidien aussi bien par les agents récemment nommés que par les professionnels confirmés confrontés à des situations complexes ou inhabituelles.

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Une structure claire, un contenu riche et accessible

Régulièrement mis à jour (dernière faite en avril 2025), ce guide comprend désormais :

• 127 fiches pratiques détaillant des procédures précises, pas à pas,
• et 280 fiches techniques vous proposant des modèles de documents mais aussi tous les courriers susceptibles d’être envoyés au Procureur en cas de problème.

Le sommaire, structuré en 15 grands thèmes, couvre l’ensemble du champ de l’état civil :

• Qualité d’officier d’état civil,
• Gestion des registres,
• Délivrance des actes,
• Légalisations et certificats,
• Naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de nom ou de prénom,
• PACS, mentions marginales, livret de famille, certificats de vie…

Chaque fiche a été pensée pour vous faire gagner du temps, éviter les erreurs et assurer la sécurité juridique de vos actes.

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Un guide pensé pour les réalités du terrain

Ce guide est particulièrement dédié aux secrétaires généraux de mairie, souvent en première ligne, parfois seuls, face à des demandes complexes. Il vise à leur offrir un outil fiable, structuré et humainement réconfortant, à l’image des formations que j’anime depuis deux décennies.

Les fiches abordent aussi les cas atypiques et les erreurs fréquentes (impression d’un menu scolaire dans un registre, feuille détruite, actes mal signés…), pour offrir des solutions concrètes à des situations bien réelles.

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Un ouvrage vivant et évolutif

Parce que la réglementation change sans cesse, ce guide est pensé comme une base évolutive. À chaque évolution, une mise à jour est proposée, et vous pouvez signaler les points à améliorer ou les procédures manquantes pour que l’ouvrage gagne encore en pertinence.

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Un mot personnel

Ce guide est une reconnaissance sincère du travail des agents territoriaux officiers d’état civil. Il salue leur professionnalisme, leur discrétion et leur aptitude remarquable à conjuguer exigence réglementaire et sens de l’humain. Il se veut également un appui concret, une ressource accessible pour ne plus se sentir isolé face à une réglementation de plus en plus dense, et pour avancer avec confiance et sérénité dans l’exercice de ces missions essentielles.

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Télécharger exemple fiche clôture d’un registre d’état civil

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